Kategori: Företagande

När företaget växer ur sitt kontor – en checklista för vad som händer härnäst

Publicerat

Det börjar med en känsla snarare än en siffra. Att det är lite för trångt. Att det alltid är fullt i mötesrummet. Att den nya medarbetaren inte har en fast plats. Att kunder som besöker kontoret ser en miljö som inte längre speglar vad företaget faktiskt är. Det är i det läget – inte när hyresavtalet löper ut, utan när vardag och verklighet börjar divergera – som frågan om nästa kontorslösning behöver ställas på allvar.

Fas ett – Förstå problemet innan du löser det

☐ Identifiera vad som faktiskt inte fungerar

Det finns en frestelse att hoppa direkt till lösningar – fler kvadratmeter, nytt läge, fräschare miljö – utan att ha en tydlig bild av vad problemet egentligen är. Det är en frestelse värd att motstå, för problemet bestämmer lösningen och olika problem har olika lösningar.

Är det brist på arbetsytor – för få platser för det antal människor som arbetar? Är det brist på mötesrum – för lite utrymme för de interna och externa möten som verksamheten kräver? Är det representationsproblemet – att kontoret inte längre matchar den bild av företaget som man vill kommunicera? Eller är det det mer abstrakta men reella problemet med att kulturen och sammanhållningen har svårt att hålla ihop i en miljö som är för liten för hur teamet faktiskt arbetar?

Svaret styr allt efterföljande. Ett renodlat ytproblem löses annorlunda än ett representationsproblem. Ett mötesrumsproblem kan lösas med ett kompletterande kontorshotell utan att man byter primärt kontor.

☐ Kartlägg hur kontoret faktiskt används

De flesta företag har en ganska dålig bild av hur deras kontorsyta faktiskt används. Hur många medarbetare är på kontoret en genomsnittlig måndag? En genomsnittlig fredag? Hur ofta är mötesrummen fullbokade? Hur länge sitter folk faktiskt vid sina platser kontra i samtal, möten eller på distans?

Den kartläggningen tar en till två veckor att göra ordentligt men ger ett faktabaserat underlag för vad som faktiskt behövs. Företag som hoppar över steget och baserar sina beslut på en subjektiv känsla av trångboddhet fattar ofta beslut om för mycket yta – och betalar för den ytan i år.

☐ Fatta beslut om arbetsplatsmodell innan du fattar beslut om lokal

Hur ser framtiden ut för hur och var medarbetarna arbetar? Är det en återgång till fullständig kontorsnärvaro, ett hybridupplägg med specificerade kontorsdagar eller ett distansarbete med kontoret som mötespunkt snarare än daglig arbetsplats?

Svaret på den frågan har direkta implikationer för hur mycket yta som behövs och vilken typ av yta. Ett företag med full kontorsnärvaro behöver en fast plats per medarbetare. Ett hybridföretag kan fungera med aktivitetsbaserade ytor och ett lägre platsbehov per anställd. Att teckna ett femårigt hyresavtal utan att ha besvarat den frågan är att binda upp sig mot en arbetsplatsmodell man kanske inte har om tre år.

Fas två – Utforska alternativa lösningar

☐ Utvärdera kontorshotell som en del av lösningen

Kontorshotell – i synnerhet de som erbjuder privata kontorslösningar med inkluderade tjänster snarare än öppna coworkingmiljöer – är ett alternativ som passar fler tillväxtsituationer än de flesta tänker på. Det korta hyresavtalet, den inkluderade servicen och flexibiliteten att skala upp och ned utan att förhandla om ett befintligt avtal är egenskaper som har direkt ekonomiskt värde för ett växande företag.

Nybrogatan Business Center i Stockholm City erbjuder den typen av lösning – privata kontorslokaler med fullservice i ett centralt och representativt läge, med mötesrum tillgängliga vid behov och utan de administrativa bördorna som ett eget kontor innebär. Det är en lösning som passar tillväxtfasen – perioden när man vet att man behöver mer men ännu inte vet exakt hur mycket mer.

☐ Beräkna den faktiska totalkostnaden för ett eget kontor

Hyran per kvadratmeter är den synliga kostnaden. Den är sällan den enda kostnaden och sällan den dominerande kostnaden om man räknar korrekt. Till hyran kommer: el och uppvärmning, internet och telefoni, städning och fastighetsskötsel, reception och posthantering om man vill ha det, inredning och möbler vid inflytt, renovering och återställning vid avflytt, och den interna administrationstid som krävs för att hantera allt det.

I ett kontorshotell ingår de flesta av de posterna i månadsavgiften. I ett eget kontor är de separata kostnader som var och en kräver ett avtal, en leverantör och en intern resurs som hanterar dem. Det är en overhead som är osynlig i kvadratmeterpriskalkylen men som är reell i det dagliga arbetet.

☐ Undersök hybridlösningar

Det vanligaste misstaget när ett företag växer ur sitt kontor är att man tänker i termer av ett enda kontor som löser alla behov. I verkligheten har många tillväxtföretag behov som kräver olika typer av miljöer – ett litet bastionkontor för de dagliga operationerna, tillgång till representativa mötesrum för klientmöten och en flexibel kapacitet för de perioder när hela teamet behöver vara samlat.

En kombination av ett litet eget kontor och ett abonnemang på mötesrum hos ett kontorshotell kan ge mer …

Fortsätt läsa

Det administrativa taket – varför så många bolag fastnar på samma ställe

Publicerat

Det administrativa taket – varför så många bolag fastnar på samma ställe

Det finns ett mönster som återkommer med anmärkningsvärd regelbundenhet i bolag som passerat de första åren och börjat hitta sin form. Tillväxten går bra. Produkten eller tjänsten levererar. Kunderna är nöjda. Men någonstans i organisationen börjar det kärva. Beslut tar längre tid. Onboarding av nya medarbetare blir ett projekt i sig. Och de personer som borde driva bolaget framåt spenderar en oproportionerligt stor del av sin tid på att hålla det rullande.

Det är inte ett strategiproblem. Det är ett infrastrukturproblem. Och det visar sig nästan alltid först i de funktioner som vuxit utan att någon planerat för det – ekonomi, lön och HR.

När infrastrukturen inte håller jämna steg

Operativ infrastruktur i ett bolag – de processer och system som håller verksamheten igång dag för dag – byggs sällan proaktivt. Den byggs reaktivt, när något inte längre fungerar tillräckligt bra. Det innebär att den nästan per definition alltid är ett steg efter verksamhetens faktiska behov.

För löne- och ekonomifunktionen är det här särskilt påtagligt. Löneprocessen som fungerade fint med tio anställda skalas sällan om när bolaget når tjugofem. Den körs fortfarande, fortfarande av samma person eller med samma system, men med ett underlag som blivit mer komplext, fler undantag och fler variabler att hålla reda på.

Det fungerar – tills det inte gör det. Och i det mellanrummet, innan det slutar fungera, pågår en tyst kostnadsläcka som sällan syns i något nyckeltal men som är helt verklig.

Ekonomifunktionen som strategisk resurs – eller administrativ flaskhals

Det finns en fundamental skillnad mellan en ekonomifunktion som arbetar strategiskt och en som arbetar operativt. Den strategiska ekonomifunktionen producerar beslutsunderlag, identifierar ineffektiviteter, analyserar lönsamhet per produkt eller kund och ger ledningen den insyn de behöver för att fatta bra beslut.

Den operativa ekonomifunktionen kör löner, stämmer av underlag, svarar på frågor från medarbetare om utlägg och hanterar det löpande administrativa flödet.

Båda är nödvändiga. Men de kräver olika kompetenser och olika typer av uppmärksamhet – och i de flesta tillväxtbolag blandas de ihop i samma roll, hos samma person, med följden att ingen av dem görs riktigt bra.

Det är inte personens fel. Det är organisationens struktur som inte håller.

Varför platsen spelar roll

Det finns geografiska dimensioner av det här som sällan diskuteras men som faktiskt påverkar vad som är rätt lösning.

Bolag i Stockholm opererar i en arbetsmarknad med specifika karakteristika. Lönenivåerna är högre, rörligheten bland medarbetare är större och ersättningsstrukturerna – med bonusar, optioner, förmånspaket och hybridupplägg – är mer komplexa än vad som är standard på många andra marknader. Det innebär att löneprocessen för ett Stockholmsbolag med tjugo anställda ofta är mer komplex än löneprocessen för ett bolag med fyrtio anställda på en annan ort.

Det är en av anledningarna till att allt fler väljer att outsourca lönehantering i Stockholm – inte som ett tecken på att bolagen ger upp kontrollen, utan som ett tecken på att de förstår var kontrollen faktiskt sitter. I kompetensen, inte i närheten.

Det handlar inte bara om löner

Löneprocessen är ofta ingångspunkten i en bredare diskussion om hur ekonomi- och HR-funktionen ska organiseras. Men det är sällan den enda frågan.

De flesta bolag som börjar se över sin löneprocess upptäcker snart att frågorna om redovisning, rapportering och ekonomisk rådgivning hänger ihop med samma grundproblem: att funktioner som kräver specialistkompetens hanteras av generalister med begränsad tid och utan tillräcklig möjlighet att hålla sig uppdaterade.

Det för in frågan om hur man organiserar det löpande ekonomiarbetet i sin helhet. För många bolag är svaret att helt enkelt outsourca lön och redovisning samlat till en och samma part – vilket ger en sammanhållen bild av personalkostnader och ekonomi, färre kontaktytor och en naturlig helhet i rapporteringen.

Det administrativa taket går att ta bort

Tillbaka till mönstret i inledningen. Bolaget som växer bra men börjar kärva administrativt. Det är inte ett oundvikligt stadium i ett bolags utveckling. Det är ett stadium som uppstår när man inte medvetet designat sin administrativa infrastruktur för tillväxt.

De bolag som undviker det gör det inte för att de har mer resurser eller bättre system. De gör det för att de tidigt fattat ett antal medvetna beslut om vad som ska hanteras internt och vad som ska hanteras av specialister. De har förstått att kontroll inte handlar om att ha händerna på varje process – det handlar om att veta att varje process sköts av rätt person med rätt kompetens.

Det administrativa taket är inte gjort av sten. Det är gjort av vanor och strukturer som en gång var rimliga men som aldrig ifrågasatts. Och till skillnad från många andra utmaningar ett tillväxtbolag möter är det här faktiskt ett problem med en tydlig lösning.

Det kräver bara att någon bestämmer sig för att ta bort det.…

Fortsätt läsa