När företaget växer ur sitt kontor – en checklista för vad som händer härnäst
Det börjar med en känsla snarare än en siffra. Att det är lite för trångt. Att det alltid är fullt i mötesrummet. Att den nya medarbetaren inte har en fast plats. Att kunder som besöker kontoret ser en miljö som inte längre speglar vad företaget faktiskt är. Det är i det läget – inte när hyresavtalet löper ut, utan när vardag och verklighet börjar divergera – som frågan om nästa kontorslösning behöver ställas på allvar.
Fas ett – Förstå problemet innan du löser det
☐ Identifiera vad som faktiskt inte fungerar
Det finns en frestelse att hoppa direkt till lösningar – fler kvadratmeter, nytt läge, fräschare miljö – utan att ha en tydlig bild av vad problemet egentligen är. Det är en frestelse värd att motstå, för problemet bestämmer lösningen och olika problem har olika lösningar.
Är det brist på arbetsytor – för få platser för det antal människor som arbetar? Är det brist på mötesrum – för lite utrymme för de interna och externa möten som verksamheten kräver? Är det representationsproblemet – att kontoret inte längre matchar den bild av företaget som man vill kommunicera? Eller är det det mer abstrakta men reella problemet med att kulturen och sammanhållningen har svårt att hålla ihop i en miljö som är för liten för hur teamet faktiskt arbetar?
Svaret styr allt efterföljande. Ett renodlat ytproblem löses annorlunda än ett representationsproblem. Ett mötesrumsproblem kan lösas med ett kompletterande kontorshotell utan att man byter primärt kontor.
☐ Kartlägg hur kontoret faktiskt används
De flesta företag har en ganska dålig bild av hur deras kontorsyta faktiskt används. Hur många medarbetare är på kontoret en genomsnittlig måndag? En genomsnittlig fredag? Hur ofta är mötesrummen fullbokade? Hur länge sitter folk faktiskt vid sina platser kontra i samtal, möten eller på distans?
Den kartläggningen tar en till två veckor att göra ordentligt men ger ett faktabaserat underlag för vad som faktiskt behövs. Företag som hoppar över steget och baserar sina beslut på en subjektiv känsla av trångboddhet fattar ofta beslut om för mycket yta – och betalar för den ytan i år.
☐ Fatta beslut om arbetsplatsmodell innan du fattar beslut om lokal
Hur ser framtiden ut för hur och var medarbetarna arbetar? Är det en återgång till fullständig kontorsnärvaro, ett hybridupplägg med specificerade kontorsdagar eller ett distansarbete med kontoret som mötespunkt snarare än daglig arbetsplats?
Svaret på den frågan har direkta implikationer för hur mycket yta som behövs och vilken typ av yta. Ett företag med full kontorsnärvaro behöver en fast plats per medarbetare. Ett hybridföretag kan fungera med aktivitetsbaserade ytor och ett lägre platsbehov per anställd. Att teckna ett femårigt hyresavtal utan att ha besvarat den frågan är att binda upp sig mot en arbetsplatsmodell man kanske inte har om tre år.
Fas två – Utforska alternativa lösningar
☐ Utvärdera kontorshotell som en del av lösningen
Kontorshotell – i synnerhet de som erbjuder privata kontorslösningar med inkluderade tjänster snarare än öppna coworkingmiljöer – är ett alternativ som passar fler tillväxtsituationer än de flesta tänker på. Det korta hyresavtalet, den inkluderade servicen och flexibiliteten att skala upp och ned utan att förhandla om ett befintligt avtal är egenskaper som har direkt ekonomiskt värde för ett växande företag.
Nybrogatan Business Center i Stockholm City erbjuder den typen av lösning – privata kontorslokaler med fullservice i ett centralt och representativt läge, med mötesrum tillgängliga vid behov och utan de administrativa bördorna som ett eget kontor innebär. Det är en lösning som passar tillväxtfasen – perioden när man vet att man behöver mer men ännu inte vet exakt hur mycket mer.
☐ Beräkna den faktiska totalkostnaden för ett eget kontor
Hyran per kvadratmeter är den synliga kostnaden. Den är sällan den enda kostnaden och sällan den dominerande kostnaden om man räknar korrekt. Till hyran kommer: el och uppvärmning, internet och telefoni, städning och fastighetsskötsel, reception och posthantering om man vill ha det, inredning och möbler vid inflytt, renovering och återställning vid avflytt, och den interna administrationstid som krävs för att hantera allt det.
I ett kontorshotell ingår de flesta av de posterna i månadsavgiften. I ett eget kontor är de separata kostnader som var och en kräver ett avtal, en leverantör och en intern resurs som hanterar dem. Det är en overhead som är osynlig i kvadratmeterpriskalkylen men som är reell i det dagliga arbetet.
☐ Undersök hybridlösningar
Det vanligaste misstaget när ett företag växer ur sitt kontor är att man tänker i termer av ett enda kontor som löser alla behov. I verkligheten har många tillväxtföretag behov som kräver olika typer av miljöer – ett litet bastionkontor för de dagliga operationerna, tillgång till representativa mötesrum för klientmöten och en flexibel kapacitet för de perioder när hela teamet behöver vara samlat.
En kombination av ett litet eget kontor och ett abonnemang på mötesrum hos ett kontorshotell kan ge mer …
Fortsätt läsa